Briefing
Kunde, Objekt, Zugang und Hinweise für das Team.
Auftragsdokumentation für Betriebe vor Ort
Leistung dort dokumentieren, wo sie abgerechnet wird.
Briefing, Aufgaben, Fotos, Sprachnotizen und Abschluss bleiben am selben Auftrag. Das Team dokumentiert vor Ort. Das Büro prüft das Ergebnis – und schreibt danach die Rechnung in Auftragly.
Vom Briefing bis zur Rechnung. Mit einem klaren Bezug zu Auftrag, Einsatz, Aufgabe und Bereich.
AUFTRAG A-4381 · OBJEKT WESTBauendreinigungHeute · Team Nord
- 7
- Aufgaben
- 5
- Fotos
- 1
- Sprachnotiz
✓AUFGABEFensterfront gereinigt
ABSCHLUSSFOTOBereich · EG rechts
▶SPRACHNOTIZ · 00:18Hinweis vom Team
✓
BÜROPRÜFUNGDokumentation geprüftbereit für Rechnung
BriefingDas Team weiß, was vor Ort zählt.ChecklistenAufgaben werden am Einsatz erledigt.Fotos mit BezugBild, Bereich und Aufgabe bleiben verbunden.BüroprüfungErgebnis prüfen, dann abrechnen.
Der Unterschied zwischen Bild und Beleg
Ein Foto ohne Auftrag ist nur ein Bild.
Dreißig Fotos in einem Chat sagen noch nicht, welches Objekt, welcher Raum oder welche Aufgabe gemeint ist. Eine gute Auftragsdokumentation beantwortet diese Fragen, bevor jemand im Büro danach suchen muss.
Nicht mehr dokumentieren. Richtig zuordnen.
Ein Auftrag. Ein Arbeitsstand.
Alles, was vor Ort zählt, bleibt zusammen.
Der Auftrag ist nicht nur eine Adresse im Kalender. Er hält Vorbereitung, Ausführung, Rückfragen und Ergebnis in einer verständlichen Reihenfolge fest.
Ausführung
Aufgaben und Checklisten am richtigen Einsatz.
Nachweise
Fotos, Notizen und Sprache mit klarem Bezug.
Entscheidung
Abschluss prüfen oder Nacharbeit einplanen.
01
Objekt & ZugangTor B · Schlüssel bei Hausmeister
✓
Bodenflächen schützenVor Arbeitsbeginn · Pflicht
2
Fensterfront reinigenEG rechts · Abschlussfoto
3
Baureste entfernenFlur · gesamte Etage
Dokumentation beginnt vor der Arbeit
Das Team kann nur sauber zurückmelden, was vorher klar war.
Kunde, Objekt, Zugang, Hinweise, Aufgaben und Checklisten bilden das Briefing. Das Team sieht mobil nur das, was es für diesen Einsatz braucht – und dokumentiert das Ergebnis direkt daran.
Mehr als ein Zeitstempel
Jedes Foto sagt, wozu es gehört.
Vorher, Nachher, Abschluss oder Mangel: Das Team wählt den Zweck des Fotos und kann es einem Bereich oder einer Aufgabe zuordnen. Zeitpunkt, Person und Notiz bleiben sichtbar.
ABSCHLUSSFOTO✓ hochgeladen
- Bereich
- EG · Fensterfront rechts
- Aufgabe
- Glasflächen reinigen
- Aufgenommen
- 18.07. · 15:42 · M. Kaya
- Notiz
- Restpunkt am oberen Rahmen
Team Nord · heute, 15:46
Wenn Tippen draußen nervt
Sprechen, solange der Zusammenhang noch klar ist.
Ein kurzer Hinweis aus dem Keller, vom Dach oder aus dem Transporter bleibt als Sprachnotiz am Einsatz. Das Büro hört ihn dort ab, wo auch Aufgaben, Fotos und die nächste Entscheidung liegen.
Eine wichtige Grenze
Hochgeladen ist dokumentiert. Nicht abgeschlossen.
Fotos und Notizen können schon während des Einsatzes eingehen. Der Auftrag bleibt trotzdem offen. Erst die ausdrückliche Abschlussmeldung des Teams öffnet die Büroprüfung.
Vom Nachweis zur nächsten Entscheidung
Die Dokumentation endet nicht im Archiv. Sie bewegt den Auftrag.
Das Büro prüft Teamstatus, offene Aufgaben, Fotos, Notizen, Sprache und Verlauf zusammen. Ist alles geklärt, wird abgeschlossen und die Rechnung in Auftragly geschrieben. Bleibt Arbeit offen, geht der Auftrag mit Grund zurück in die Planung.
- 01Team meldet Stand
- 02Büro prüft Belege
- 03Abschluss oder Nacharbeit
- 04Rechnung schreiben
Kurz geklärt
Fragen zur Auftragsdokumentation.
Was gehört zur Auftragsdokumentation in Auftragly?
Briefing, Aufgaben, Checklisten, Fotos, Notizen, Sprachnotizen, Abschlussmeldung und Auftragsverlauf liegen gemeinsam am Auftrag.
Wo findet das Team die Informationen für den Einsatz?
Das Team öffnet den geplanten Einsatz mobil und sieht die freigegebenen Kundendaten, Objektangaben, Aufgaben, Hinweise und vorhandenen Belege.
Welche Fotoarten kann das Team festhalten?
Fotos lassen sich als allgemeines Foto, Vorher-, Nachher-, Abschluss- oder Mangel-Foto kennzeichnen. So erkennt das Büro sofort, wofür ein Bild aufgenommen wurde.
Welche Angaben bleiben an einem Foto sichtbar?
Fotoart, Zeitpunkt, hochladende Person und Notiz bleiben am Auftrag. Fotos können außerdem einem Bereich oder einer konkreten Aufgabe zugeordnet werden.
Kann eine Sprachnotiz am Auftrag gespeichert werden?
Ja. Das Team kann Hinweise als Sprachnotiz am passenden Einsatz hinterlassen. Das Büro hört sie zusammen mit Aufgaben, Fotos und Verlauf ab.
Ist der Auftrag abgeschlossen, sobald Fotos hochgeladen wurden?
Nein. Ein Upload dokumentiert Arbeit, beendet aber keinen Auftrag. Das Team sendet zusätzlich eine klare Abschlussmeldung.
Wie prüft das Büro die Dokumentation?
Nach der Abschlussmeldung sieht das Büro offene Aufgaben, Fotoarten, Notizen, Sprachnotizen und Ereignisse zusammen und entscheidet über Abschluss oder Nacharbeit.
Kann aus dem dokumentierten Auftrag eine Rechnung entstehen?
Ja. Nach dem geprüften Abschluss schreibt das Büro die vollständige Rechnung direkt in Auftragly und behält den Weg bis zur Ausführung im selben Auftrag.
Auftragsdokumentation in Auftragly ansehen
Wenn die Rechnung rausgeht, darf die Leistung keine Erinnerungssache sein.
Sehen Sie in der Demo, wie Auftrag, Team und Büro vom Briefing bis zum geprüften Ergebnis mit demselben Arbeitsstand arbeiten.