Software für Terminbestätigungen im Außendienst
Vor dem Einsatz wissen, woran Sie sind.
Auftragly zeigt direkt am Auftrag, ob der Kunde den Termin bestätigt, eine Änderung meldet oder noch nicht geantwortet hat. Das Büro entscheidet danach bewusst: neu planen oder den Start freigeben.
Bestätigen ohne Login. Rückfragen am Auftrag. Neuplanung bleibt eine Büroentscheidung.
AUFTRAG A-4217 · TERMINGrundreinigung · Venloer StraßeDienstag · 08:00 UhrAntwort offen
KUNDENANSICHT · OHNE LOGINPasst der geplante Termin?
✓ Termin bestätigen↗ Änderung senden
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PRIORITÄT HOCH · BÜROTerminrückfrage prüfen„Zugang erst ab 09:00 Uhr.“
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NEU GEPLANTMittwoch · 09:00 Uhrneue Bestätigung offen
Ohne LoginEine klare Antwort für den Kunden.Am AuftragStatus und Notiz bleiben zugeordnet.Als AufgabeÄnderungsbedarf wird im Büro sichtbar.Mit FreigabeDas Büro behält die Entscheidung.
Die Lücke vor der Anfahrt
Gesendet heißt noch lange nicht bestätigt.
Im Kalender sieht alles fertig aus. Beim Kunden passt die Uhrzeit nicht, der Schlüssel fehlt oder die Einfahrt ist blockiert. Wenn diese Antwort nur in einem Chat landet, fährt am Ende das falsche Team zur richtigen Zeit an den falschen Zugang.
Ein Kundentermin braucht einen sichtbaren Stand – nicht nur ein Versanddatum.
Ein Link. Zwei klare Antworten.
Der Kunde bestätigt – oder sagt, was nicht passt.
Kein Konto. Keine App. Der Kunde öffnet die Terminseite, bestätigt den geplanten Einsatz oder sendet eine konkrete Änderungsnotiz. Beides landet direkt am richtigen Auftrag.
Keine Rückfrage bleibt eine Nachricht
Aus „später wäre besser“ wird eine klare Büroaufgabe.
Auftragly speichert nicht nur den Text. Änderungsbedarf erzeugt eine hoch priorisierte Aufgabe mit Kunde, Auftrag und Objekt. Das Büro prüft Termin, Team oder Logistik und entscheidet, was geändert wird.
1
Bestätigung gesendet18.07. · 16:12
2
Änderung angefragt„Zugang erst ab 09:00 Uhr.“
3
Neuplanung vorgenommenMi · 22.07. · 09:00 Uhr
4
Neue Bestätigung offenalter Stand zurückgesetzt
Neuer Termin. Neuer Stand.
Eine alte Zusage darf keinen neuen Termin freigeben.
Sobald das Büro den Einsatz neu plant, setzt Auftragly die bisherige Bestätigung zurück. Der Kundenlink bleibt nutzbar, zeigt aber den neuen Termin. So wird aus einer Zusage für Dienstag nicht still eine Zusage für Mittwoch.
Auch telefonische Zusagen zählen
Keine Antwort bleibt sichtbar. Das Büro entscheidet.
Manche Kunden bestätigen telefonisch. Andere reagieren nicht, obwohl alles passt. Auftragly zeigt die offene Antwort im Teambriefing. Das Büro prüft den Stand und gibt den Einsatz frei.
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✓Einsatz freigegebenKundenantwort offenTerminbestätigung wurde gesendet
Vor dem Einsatz ein klarer Status
Bestätigt. Zu klären. Oder vom Büro freigegeben.
Drei verständliche Zustände ersetzen Bauchgefühl. Das Büro sieht sofort, ob der Kunde zugesagt hat, eine Rückfrage bearbeitet werden muss oder eine offene Antwort bereits vom Büro bewertet wurde.
Bestätigt
Kunde hat den Termin bestätigt.
Zu klären
Änderungsnotiz ist Büroaufgabe.
Freigegeben
Offene Antwort vom Büro bewertet.
Kurz geklärt
Fragen zu Terminbestätigungen.
Wie bestätigt der Kunde seinen Termin?
Der Kunde öffnet den sicheren Terminlink ohne Konto und bestätigt den geplanten Termin. Alternativ kann er eine konkrete Änderungsnotiz senden.
Kann der Kunde den Termin selbst verschieben?
Nein. Der Kunde meldet seinen Änderungswunsch. Das Büro prüft ihn und plant Termin, Team oder Logistik gezielt neu.
Was passiert bei einem Änderungswunsch?
Auftragly erzeugt eine hoch priorisierte Büroaufgabe am Auftrag. Die Kundennotiz bleibt sichtbar und führt das Büro direkt zur Terminplanung.
Kann das Büro eine telefonische Bestätigung festhalten?
Ja. Das Büro kann einen manuellen Kundenkontakt als Terminbestätigung protokollieren. So bleibt auch eine telefonische Zusage am Auftrag nachvollziehbar.
Welche Informationen werden zur Antwort gespeichert?
Auftragly hält Antwortstatus, Zeitpunkt und Kundennotiz am Auftrag fest und schreibt die relevanten Ereignisse in den Verlauf.
Was passiert mit der Bestätigung bei einer Neuplanung?
Der bisherige Bestätigungsstand wird zurückgesetzt. Der neue Termin erscheint wieder als offen, damit eine Zusage zum alten Zeitpunkt nicht weitergilt.
Darf ein Einsatz ohne Kundenantwort beginnen?
Ja. Eine ausstehende Antwort bleibt sichtbar. Das Büro kann den Start trotzdem freigeben, wenn der Betrieb den Termin anderweitig geklärt hat oder das Restrisiko übernimmt.
Verschickt Auftragly automatische Erinnerungen?
Nein. Auftragly stellt den Antwortlink bereit, speichert den Status und macht Änderungsbedarf zur Büroaufgabe. Erinnerungen und Terminverschiebungen geschehen nicht automatisch.
Terminbestätigungen in Auftragly ansehen
Der erste Kundenkontakt am Einsatztag darf nicht an der Haustür passieren.
Sehen Sie in der Demo, wie Bestätigung, Änderungsbedarf und klare Startfreigabe direkt am Auftrag zusammenlaufen.